Manajemen Persediaan, Fungsi dan Metode yang Dipakai

Apa itu Manajemen Persediaan ?

Manajemen persediaan adalah bagian dari perusahaan yang berfungsi untuk mengatur persediaan barang yang dimiliki perusahaan. Mulai dari cara memperoleh persediaan, penyimpanan hingga persediaan tersebut dimanfaatkan atau dikeluarkan.

Mungkin terdengar hal yang sepele.

Hanya untuk mengurus persediaan barang saja sampai harus diperlukan manajemen persediaan.

Dan mungkin ada yang menganggap manajemen persediaan terlalu berlebihan dan tidak diperlukan.

Mengapa Manajemen Persediaan Harus Ada ?

ilustrasi persediaan digudang sumber

Persediaan adalah aset perusahaan yang menganggur (idle) atau aset yang masih disimpan atau menunggu untuk digunakan (dijual)

Contoh persediaan adalah persediaan barang dagang (pada perusahaan dagang)

Dan pada perusahaan manufaktur, jenis persediaan bisa lebih banyak lagi, seperti persediaan bahan baku (material), barang setengah jadi dan barang jadi.

Mengatur persediaan gampang gampang susah.

Apabila persediaan yang tersedia jumlahnya berlebihan, maka persediaan akan menimbulkan pengeluaran yang tinggi.

Namun apabila persediaan yang tersedia kurang, maka bisa menghambat kegiatan produksi, risikonya bisa kehilangan penjualan dan konsumen.

Terlebih lagi dengan adanya ketidakpastian mengenai waktu pemesanan, pasokan dari supplier dan ketidakpastian permintaan.

Dan bahkan terdapat beberapa jenis persediaan yang memerlukan perlakuan khusus seperti barang pecah belah dan barang yang cepat rusak/busuk.

Untuk itulah diperlukan manajemen persediaan agar perusahaan bisa menentukan jumlah persediaan yang optimal dengan mengeluarkan biaya yang sangat rendah namun masih bisa memenuhi kebutuhan.

Fungsi Manajemen Persediaan

Terdapat beberapa fungsi manajemen persediaan bagi perusahaan, antara lain:

1. Memastikan persediaan tersedia (safety stock)
2. Mengurangi risiko keterlambatan dalam pengiriman persediaan
3. Mengurangi risiko harga yang fluktuatif
4. Memperoleh diskon dari pemesanan dalam jumlah yang banyak
5. Menyesuaikan pembelian dengan jadwal produksi
6. Mengantisipasi perubahan yang terjadi pada penawaran maupun permintaan
7. Mengantisipasi permintaan mendadak
8. Menjaga jumlah persediaan yang hanya tersedia musiman, sehingga ketika bahan sedang tidak musim, perusahaan masih memiliki persediaan barang tersebut.
9. Mengawasi pesanan persediaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, bisa dikembalikan ke supplier bila tidak cocok.
10. Menjaga komitmen terhadap customer agar barang bisa diproduksi dengan waktu dan kualitas yang diminta
11. Menentukan kuantitas persediaan yang harus di simpan untuk berjaga jaga

Faktor yang Mempengaruhi Persediaan

Ada beberapa faktor yang diperhitungkan oleh manajemen persediaan dan bisa mempengaruhi tingkat persediaan perusahaan, seperti:

1. Jumlah dana yang tersedia, ketersediaan dana yang dimiliki sangat berpengaruh terhadap prioritas pembelian persediaan, item apa yang urgen untuk dibeli dan item apa yang masih bisa ditunda.
2. Lead time, waktu tunggu barang yang dipesan sampai barang diterima
3. Frekuensi penggunaan, semakin sering digunakan, semakin kecil persediaan yang tersedia
4. Daya tahan persediaan, persediaan yang memiliki daya tahan yang lemah seperti buah, daging dan barang sejenis harus segera cepat dikeluarkan/dijual/digunakan.

Apabila dilihat dari tipe persediaan, ada beberapa faktor yang mempengaruhi setiap tipe persediaan, seperti:

# Bahan mentah

Bahan mentah atau bahan baku bisa dipengaruhi oleh sifat bahan baku tersebut, musiman atau tidak, cepat rusak atau tidak.

Selain itu perkiraan produksi, ketersediaan barang dipemasok, penjadwalan produksi dan pembelian juga mempengaruhi persediaan bahan mentah

# Barang dalam proses

Barang dalam proses atau barang setengah jadi adalah barang hasil produksi bahan baku namun masih belum layak jual.

Barang dalam proses ini bisa dipengaruhi oleh lamanya waktu produksi sejak bahan mentah mulai diproses hingga menjadi barang jadi.

# Barang jadi

Barang jadi adalah barang dalam proses yang telah selesai difinising dan siap untuk dijual. Barang jadi ini bisa dipengaruhi oleh penjualan. 

Semakin banyak penjualan, semakin sedikit barang jadi yang disimpan.

Apa saja yang dilakukan oleh manajemen persediaan ?

Ada beberapa tugas utama dari manajemen persediaan.

1. Memastikan persediaan cukup
2. Efisisiensi biaya persediaan
3. Memastikan persediaan diperlakukan dengan optimal

Salah satu tujuan utama dari manajemen persediaan adalah melakukan efisiensi biaya. Ujungnya adalah untuk membantu perusahaan untuk menghasilkan laba yang maksimal.

Efisiensi yang ingin dicapai adalah memperkecil biaya persediaan.

Apa itu biaya persediaan ?

Biaya persediaan adalah biaya yang muncul akibat pengadaan persediaan, penyimpanan hingga persediaan tersebut keluar (dijual atau dipakai oleh perusahaan).

Biaya persediaan ini tidak boleh dianggap hal yang sepele karena jumlahnya bisa sangat besar apabila tidak ditangani dengan benar.

Biaya Persediaan

Mungkin anda tidak menyangka bahwa hanya untuk memperlakukan persediaan bisa menimbulkan biaya biaya yang banyak jumlahnya dan banyak jenisnya.

Umumnya, biaya persediaan dikelompokkan menjadi 4 kategori, yaitu:

1. Biaya pemesanan (order cost)
2. Biaya penyimpanan (carrying cost)
3. Biaya persiapan (set up cost)
4. Biaya kehabisan (kekurangan bahan)

#1. Biaya Pemesanan (Order Cost)

Biaya pemesanan adalah biaya yang berkaitan dengan kegiatan pemesanan barang (persediaan).

Biaya ini meliputi seluruh biaya yang dikeluarkan mulai dari pertama kali order (penempatan pemesanan) hingga barang yang dipesan tersebut tersedia digudang.

Beberapa contoh biaya pemesanan diantaranya adalah :

1.a. Biaya Komunikasi

Biaya yang muncul karena dibutuhkannya komunikasi selama pemesanan barang berlangsung. Seperti:

1. Biaya telepon
2. Biaya fax
3. Biaya materai dan surat menyurat (ada biaya kirim surat)
4. dan bahkan ada biaya fee/komisi (bila komunikasi dilakukan oleh pihak ketiga)

1.b. Biaya Pengiriman

Biaya pengiriman adalah biaya pengangkutan barang dari tempat supplier hingga sampai kegudang pembeli. Yang termasuk biaya pengiriman antara lain:

1. Biaya transportasi atau ekspedisi
2. Biaya bongkar muat
3. Asuransi pengiriman

Tetapi terkadang diberbagai kasus supplier menanggung biaya pengiriman.

1.c. Biaya Pengepakan (Packing)

Pengepakan barang bertujuan supaya barang diterima dengan utuh dan meminimalisir terjadinya cacat pada barang.

Jangan dianggap biaya packing ini sedikit.

Apabila barang bervolume besar, pecah belah dan jumlahnya banyak, maka biaya packing ini bahkan bisa mencapai 5 persen harga barang.

Misalnya gerabah atau mebel yang gampang tergores, proses packingnya bisa berlapis lapis, mulai dari diikat tali, packing karton, plastik wrap, kemudian dimasukkan kedalam kardus bahkan hingga dipacking kayu keliling.

1.d. Biaya Pemprosesan Pemesanan 

Ada kalanya perusahaan yang memesan barang khsusunya barang yang membutuhkan detail dan kualitas tinggi contoh seperti produk furniture jati atau rotan.

Pembeli biasanya mengutus orang untuk mengunjungi workshop tempat supplier melakukan produksinya.

Orang yang diutus akan mengecek kualitas produk yang dihasilkan sebelum dikirimkan keperusahaannya.

Biasanya hal ini dilakukan dalam jual beli ekspor impor atau jual beli dimana ada jarak yang jauh antara supplier dan perusahaan pembeli barang.

Pembeli tidak mau kualitasnya berbeda atau berkurang ketika barang sudah dipacking dan dikirim dengan biaya pengiriman yang mahal.

2.e. Biaya Pemeriksaan Penerimaan (biaya inspeksi)

Sebelum penerima barang menandatangi surat penerimaan barang, penerima harus memeriksa dahulu barang tersebut apakah sudah sesuai dengan standar dan kualitas yang sudah ditentutaan.

Misalnya pembelian telur yang jumlahnya sangat banyak. Pembelian seperti ini memerlukan orang yang banyak untuk memeriksa telur telur tersebut agar tidak ada telur tidak layak yang diterima.

Pemeriksaan harus dilakukan dengan hati hati agar tidak ada telur yang pecah yang menjadi biaya pemeriksaan semakin meningkat.

#2. Biaya Penyimpanan (Carrying Costs/Holding Cost)

Biaya penyimpanan adalah biaya yang muncul dan dikeluarkan untuk menyimpan barang atau material (bahan baku) yang telah dipesan sebelumnya.

Biaya penyimanan ini bisa berubah sesuai dengan nilai persediaan yang disimpan. Contoh biaya penyimpanan antara lain:

2.a. Biaya Fasilitas Penyimpanan

Biaya fasilitas penyimpanan adalah semua biaya yang timbul akibat fasilitas yang diperlukan untuk menyimpan persediaan barang.

Contoh biaya fasilitas penyimpanan seperti:

1. Biaya sewa gudang (jika menyewa dan tidak punya gudang sendiri)
2. Biaya penerangan 
3. Biaya pengatur suhu udara dan kelembaban agar barang tetap awet seperti untuk penyimpanan buah dan sayur, daging atau bahan makanan lain yang memerlukan pengaturan suhu yang khusus.
4. Dan semua biaya diatas memunculkan biaya listrik.

2.b. Biaya Asuransi

Biaya asuransi adalah biaya untuk meminimalisir risiko terhadap hal hal yang tidak diinginkan seperti adanya kebakaran, banjir, runtuh karena gempa atau kondisi force majoer lain yang bisa terjadi pada persediaan yang disimpan.

Dengan asuransi, setidaknya barang persediaan yang terkena musibah setidaknya tidak menimbulkan kerugian material yang berarti.

2.c. Biaya Keamanan

Terkadang asuransi tidak menjamin terhadap kerugian akibat gagalnya keamanan dalam menjaga persediaan perusahaan seperti pencurian, perampokan maupun pengrusakan.

Untuk mencegah terjadinya hal tersebut perusahaan harus mengeluarkan sejumlah biaya seperti biaya cctv, gaji satpam pembangunan pagar atau biaya yang lain yang masih bertujuan untuk mengamankan persediaan.

2.d. Biaya Keusangan

Ketika penjualan perusahaan mengalalami penurunan dan menyebabkan perputaran persediaan sangat lambat maka persediaan barang yang disimpan terlalu lama menjadi usang atau berkurang nilainya.

Contohnya pakian, persediaan pakaian yang masih bertahan selama beberapa bulan bisa menjadi usang karena trend pakaian yang berubah. Pakaian yang dianggap sudah tidak "ngetrend" lagi atau modelnya sudah usang dan menjadi lebih sulit untuk dijual kembali.

Atau produk teknologi seperti smartphone. Setiap bulan produk baru yang lebih canggih dengan fitur yang lebih lengkap membuat stok lama menjadi usang atau ketinggalan "jaman" sehingga semakin sulit untuk dijual kembali.

2.e Biaya Penyusutan Persediaan

Bukan hanya aktiva tetap, penyusutan juga bisa terjadi pada persediaan perusahaan.

Contohnya buah, semakin lama buah disimpan semakin menyusut berat (perkg/pergram) buah tersebut. Misalnya jeruk yang hanya bertahan beberapa hari, semakin lama jeruk disimpan karena tidak terjual, maka berat jeruk tersebut akan semakin berkurang. Maka nilainya juga berkurang karena buah dihargai dengan satuan per kg.

Contoh lain, penyusutan rumah bagi developer.

Bagi developer yang bisnisnya adalah menjual rumah, rumah merupakan persediaan.

Walaupun harga tanahnya kemungkinan meningkat, namun fisik bangunan rumah tersebut pasti mengalami penyusutan.

Apakah itu cat, kusen, pintu atau ornamen yang lain. Pada akhirnya developer harus mengeluarkan biaya untuk perbaikan rumah yang masih belum terjual tersebut.

2.f. Biaya Penurunan Harga

Biaya penurunan harga biasanya terjadi karena harga barang yang tidak stabil (fluktuatif).

Misalnya beras, saat persediaan beras dibeli (dikulak) harganya sebesar Rp 12.000 per kg.

Beras tersebut disimpan dalam gudang untuk beberapa waktu karena belum terjual atau memang sengaja disimpan tidak dijual. Namun ketika terjual ternyata harga pasar beras mengalami penurunan dan beras tersebut hanya dihargai sebesar Rp 11.500 per kg

Ada selisih kerugian sebesar Rp 500 per kg.

Kerugian ini adalah biaya penurunan harga yang harus ditanggung.

2.g. Biaya Perhitungan Fisik dan Konsiliasi Laporan

Hanya untuk menghitung stok persediaan secara fisik ternyata membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

Jika persediaan hanya sebanyak 1 gudang ukuran kecil mungkin tidak akan membutuhkan biaya penghitungan (upah) yang besar.

Namun apabila jumlah persediaan barangnya hingga puluhan gudang dengan ukuran gudang yang sangat luas.

Itu perkara lain, semakin banyak biaya yang harus dikeluarkan.

2.h. Biaya Penanganan Persediaan

Setiap jenis persediaan tentu memerlukan penanganan yang berbeda. Biaya akan semakin mahal apabila penanganan persediaan tersebut semakin sulit seperti barang pecah belah (fragile) atau barang yang cepat busuk seperti buah dan makanan basah.

Barang pecah belah akan membutuhkan lebih banyak biaya dibandingkan barang seperti besi atau paku.

Barang pecah belah memerlukan perlakuan khusus seperti cara peking barang, penempatan barang, penyusunan barang digudang, cara mengangkat, pemberian alas untuk barang dan perlakuan khusus lain yang membutuhkan biaya yang lebih.

2.i. Biaya Pelaksana Gudang

Biaya ini cukup jelas, bahwa gudang harus ada yang jaga. Harus ada personel yang mengawasi dan mengatur alur dari barang yang keluar masuk gudang.

2.j. Biaya Kerusakan Barang

Kerusakan barang bisa saja terjadi kapan saja ketika barang disimpan digudang. Kerusakan bisa terjadi karena kesalahan pengangkatan, penumpukan, atau sebab yang lain.

2.k. Biaya Modal (Cost of Capital)

Biaya modal adalah biaya yang dihitung sebesar kesempatan atau peluang yang hilang apabila dana yang digunakan untuk persediaan digunakan untuk kegiatan (investasi) lain yang lebih menguntungkan.

Biasanya, persediaan yang disimpan karena adanya kelebihan produksi akan disimpan didalam gudang. Jika saja perusahaan membeli persediaan sesuai dengan kebutuhan (membeli lebih sedikit) maka tidak ada persediaan yang disimpan beserta biaya penyimpanannya.

Uang yang digunakan untuk membeli persediaan dan biaya penyimpanan tersebut seharusnya bisa digunakan untuk hal lain yang lebih menguntungkan.

#3. Biaya Persiapan (Set up Cost)

Biaya persiapan (set up cost) muncul apabila perusahaan memproduksi sendiri barang atau material persediaan yang dibutuhkan.

Contoh biaya set up cost diantaranya:

1. Biaya mesin yang tidak bekerja
2. Biaya persiapan tenaga kerja langsung
3. Biaya surat menyurat
4. Biaya persiapan peralatan dan perlengkapan
5. Biaya penjadwalan

#4. Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Cost)

Biaya kekurangan atau kehabisan persediaan adalah biaya yang muncul karena bahan persediaan tidak tersedia saat dibutuhkan.

Misalnya perusahaan menerima pesanan namun ketika pesanan hendak diproduksi, ternyata tidak ada bahan baku yang tersedia sehingga perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan pesanan tersebut.

Beberapa biaya (peluang) yang timbul akibat kekurangan persediaan diantaranya:

4.a. Kehilangan Penjualan

Penjualan yang sudah "deal" bisa batal karena perusahaan tidak mampu memenuhinya.

Ada peluang yang hilang dan ini adalah salah satu bentuk kerugian akibat kesalahan manajemen persediaan.

4.b Kehilangan Pelanggan

Bukan hanya kehilangan penjualan, pelanggan pun bisa kabur dan pindah keperusahaan lain akibat kekecewaan dan tidak bisa ditangani.

4.c. Biaya Pemesanan Khusus

Terkadang, untuk menjaga kepuasan pelanggan, perusahaan akan tetap memaksa memproduksi pesanan walaupun persediaan bahan baku kurang atau habis.

Ada beberapa opsi yang dipakai perusahaan agar bisa tetap menghasilkan produk.

Pertama, perusahaan men-sub-kan pekerjaan ke perusahaan afiliasi sejenis.

Dengan "mengoper" pekerjaan ini, ada risiko ketidaksamaan kualitas produk dan harga yang lebih tinggi daripada produksi sendiri.

Kedua, perusahaan membeli bahan baku secara mendadak dengan harga yang lebih tinggi. Bisa ke supplier tetap atau pun kesuplier lain yang lebih tinggi harga bahan bakunya dengan pengiriman yang cepat (tentu menambah biaya lagi)

5.d. Biaya Pengiriman Khusus

Biasanya, perusahaan yang bahan bakunya kurang dan harus menunggu bahan baku yang baru, kemungkinan mengalami keterlambatan dalam produksi.

Agar barang tidak datang terlambat ketempat konsumen, ada kalanya perusahaan harus memakai ekspedisi pengiriman khusus yang cepat. Bisa berupa pesawat, trucking, kapal atau apapun yang cepat dan biayanya lebih besar daripada pengiriman standar.

Kenaikan biaya pengiriman ini bisa merugikan atau paling tidak mengurangi pendapatan perusahaan.

6.d. Produksi Terganggu

Kekurangan bahan baku juga bisa menggangu produksi. 

Ketika bahan baku kurang, produksi ditunda sampai bahan baku yang baru datang kembali.

Namun waktu untuk menunggu bahan baku yang baru ini memakan banyak waktu dan membuat deadline waktu produksi semakin sedikit.

Ketika bahan baku sudah lengkap, kemungkinan toleransi waktu semakin sedikit dan pengerjaan barang diproduksi secara tergesa-gesa.

Produksi item yang lainpun terganggu karena perusahaan memprioritaskan produksi produk yang hampir telat tersebut.

7.e. Gangguan Jadwal Produksi

Ada biaya peluang yang hilang apabila produksi tidak bisa berjalan pada jadwal yang sudah direncanakan karena kekurangan bahan.

Jadwal yang berubah ini mengakibatkan produksi item atau barang lainnya ikut terganggu. Hal ini bisa berpengaruh terhadap output yang dihasilkan, kualitas barang dan juga biaya membengkak.

Bagaimana teknis manajemen mengatur persediaan perusahaan ?

Untuk mengatur dan menyeimbangkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan, perusahaan bisa menggunakan beberapa metode pengendalian persediaan seperti berikut:

Pendekatan Metode Manajemen Persediaan

Dalam mengelola persediaan, manajemen bisa menggunakan salah satu dari beberapa metode yang sering digunakan dibawah ini

1. Metode EOQ (economic order quantity)
2. Metode MRP (material Requirement planning)
3. Metode JIT (just in time)
4. Metode analisa ABC

#1. Metode EOQ (Economic Order Quantity)

Metode EOQ atau metode kuantitas pesanan ekonomi adalah metode pembelian persediaan berdasarkan jumlah pesanan yang diterima.

Maksudnya begini, ketika perusahaan mendapatkan pesanan produk dengan jumlah, spesifikasi dan waktu yang telah ditentukan oleh customernya, perusahaan memiliki kepastian mengenai berapa kebutuhan, spesifikasi dan harga bahan baku yang akan dibeli untuk memenuhi pesanan tersebut.

Misalkan perusahaan mebel mendapat pesanan kursi sebanyak 1.000 unit dengan spesifikasi tertentu yang harus diselesaikan selama 3 bulan.

Setiap kursi misalnya membutuhkan 1 kubik kayu mentah dengan spek dan ukuran tertentu dengan harga Rp 2.000.000 perkubik.

Apabila pesanan sebanyak 1.000 unit, maka kebutuhan kayu mentah sebanyak 1.000 kubik dengan nominal Rp 2 Miliar.

Jadi selama 3 bulan kedepan perusahaan bisa memastikan bahwa perusahaan membutuhkan kayu sebanyak 1.000 kubik dan menyiapkan dana Rp 2 Miliar.

Jelas, berapa kebutuhannya, berapa nominalnya.

Karena hitungannya pas, perusahaan bisa memesan kayu dengan jumlah yang paling ekonomis untuk memininalkan biaya persediaan.

Namun masih bisa memenuhi kebutuhannya.

Perusahaan tidak akan memiliki persediaan kayu yang tersisa.

Dengan demikian, maka tidak ada biaya persediaan seperti biaya pemeliharaan, biaya gudang atau sewa gudang apabila perusahaan memesan kayu berlebih.

Metode EOQ bisa dikatakan metode pemesanan yang paling optimal dan ekonomis karena jumlah yang dipesan bisa memenuhi kebutuhan dengan mengeluarkan biaya yang paling rendah.

Namun Metode EOQ berlaku hanya jika:

1. Biaya pemesanan jumlahnya selalu sama
2. Item barang yang dipesan tidak tergantung pada barang lain (independen)
3. Pesanan telah diterima dengan pasti
4. Jumlah kebutuhan bahan baku sudah bisa ditentukan dan pasti
5. Biaya pemeliharaan persediaan per unit sama
6. Harga barang tidak berubah (konstan)
7. Ketersedaiaan barang tidak terbatas
8. Barang tidak cepat rusak 
9. Jumlah kebutuhan stabil

#2. Metode MRP (Material Requirement Planning)

Metode material requirement planning (MRP) atau metode perencanaan kebutuhan material adalah perencanaan dan pengendalian persediaan untuk menjamin material atau bahan baku selalu tersedia untuk memenuhi kebutuhan.

Bukan hanya itu, metode MRP juga bertujuan untuk menjaga persediaan dalam jumlah yang sedikit.

Karena semakin sedikit jumlah persediaan maka biaya persediaan yang muncul juga akan sedikit.

Perencanaan pada metode ini bisa meliputi rencana penjadwalan pembelian, jadwal produksi dan pengiriman material.

Metode MRP menentukan jumlah kebutuhan material yang dibutuhkan, jadwal produksi dan bahkan berjaga jaga terhadap hal hal buruk yang mungkin terjadi.

Ada beberapa keuggulan dari metode MRP ini:

1. Memberi informasi mengenai kapasitas pabrik
2. Meminimalisir kesalahan dalam memperkirakan kebutuhan dan sekaligus menjadi acuan perencanaan jumlah produksi
3. Memperbaiki dan mengupdate jumlah pemesanan dan persediaan barang.
4. Mengadakan persediaan dengan jumlah dan harga yang tepat.
5. Dapat memenuhi permintaan material yang datang secara bergelombang

#3. Metode JIT (Just In Time)

Metode just in time (JIT) atau metode tepat waktu adalah metode yang mengusahakan perusahaan tidak menyetok atau memiliki persediaan.

Artinya persediaan nol (0) atau paling tidak mendekati nol

Apabila perusahaan tidak memiliki persediaan, maka perusahaan tidak akan menanggung biaya persediaan.

Jika perusahaan tidak memiliki persediaan bahan baku, bagaimana perusahaan bisa melakukan produksi ?

Inilah kelebihan metode just in time...

Metode ini berusaha mendatangkan persediaan bahan baku hanya pada saat yang dibutuhkan.

Pada saat yang tepat.

Dan dalam jumlah yang tepat sehingga tidak ada sisa.

Jadi perusahaan tidak sempat menahan atau menyimpan persediaan karena bahan baku datang jika hanya dibutuhkan dan dalam jumlah yang pas sehingga tidak ada yang tersisa.

Bagaimana caranya ?

Menjadikan pemasok bahan baku sebagai mitra bisnis yang utama. Bahkan harus dianggap seolah olah pemasok tersebut adalah bagian dari perusahaan.

Pendekatan kepada supplier atau pemasok ini harus dilakukan agar terjalin hubungan yang inten dan  dibina untuk keperluan kebutuhan jangka panjang perusahaan.

Pemasok tidak boleh di ekploitasi hanya untuk kepentingan sesaat.

Apabila telah terjalin hubungan yang dekat antara pemasok dan perusahaan, maka berapapun dan kapanpun kebutuhan bahan baku perusahaan perusahaan, pemasok akan selalu berusaha untuk memenuhinya.

#4. Metode analisa ABC

Metode analisa ABC adalah metode penggolongan persediaan yang dibedakan berdasarkan nilai persediaan.

Nilai persediaan yang dimaksud adalah nilai total dari persediaan, bukan nilai atau harga persediaan per unit.

Persediaan akan digolong ke dalam kelas kelas.

Seperti kelas A, kelas B, kelas C dan seterusnya.

Untuk apa ada peng-kelas-an seperti ini?

Pembagian kelas seperti ini untuk memudahkan perlakuan persediaan perusahaan.

Setiap item persediaan memiliki perlakuan yang berbeda - beda.

Misalnya pabrik furniture/mebel.

Persediaan bahan baku bisa berupa kayu, cat (coating), paku dan mur.

Persediaan kayu, walaupun secara jumlah kuantitas tidak sebanyak cat dan paku. Tapi nilai nominal kayu adalah yang paling besar.

Perusahaan bisa menggolongkannya kedalam kelas A.

Perawatan kayu berbeda dengan perawatan cat dan paku. Kayu lebih sulit. Kayu yang berkualitas tinggi tidak boleh ditempatkan ditempat yang lembab, tidak boleh terkena air, tidak boleh ditumpuk rapat sehingga memakan banyak tempat digudang, dijaga agar tidak dimakan rayap, kadar air kayu harus dijaga dan perlakuan khusus lainnya.

Tentunya ada biaya tambahan agar kualitas kayu terjaga.

Cat atau jenis coating lainnya seperti thinner, melamine dan sebangsanya memiliki nilai yang mungkin dibawah kayu namun lebih tinggi nilainya dibandingkan paku yang kuantitas per unitnya sangat banyak.

Cat/Coating bisa dimasukkan ke dalam kelas B

Walaupun ada teknik khusus agar kualitas cat masih terjaga namun secara umum perlakuan penyimpanan cat digudang lebih mudah daripada kayu,

Yang terakhir paku dan mur.

Paku secara kuantitas paling banyak jumlahnya, namun secara nilai, paku nilainya paling sedikit daripada kayu dan cat.

Paku bisa dimasukkan kedalam kelas C

Selain hanya membutuhkan sudut ruangan yang kecil, penyimpanan paku juga sangat mudah, tinggal digeletakkan" saja. Tidak memerlukan banyak perlakuan khusus.

Walaupun ada yang hilang atau rusak, nilai nominalnya tidak terlalu materiil.

Penentuan kelas kelas tersebut tidak mutlak dan bisa berbeda beda tergantung kebijakan manajemen dan perusahaan.

Kelasnya punya pun bisa lebih dari sekedar kelas A, kelas B, kelas C. Bisa kelas D dan seterusnya jika diperlukan.

Yang perlu diperhatikan adalah nilai dari persediaan, biaya persediaan per jenis item, kesulitan dan risiko terhadap kerusakan dalam penyimpanan digudang.

#5. Metode Periodic Review

Pendekatan metode periodic review adalah metode pemesanan barang yang dilakukan dengan jarak waktu atau interval waktu yang sama.

Pemesanan material bahan dijadwal secara rutin sehingga manajer keuangan bisa memperkirakan dan mempersiapkan biaya yang akan dikeluarkan.

Keunggulan metode periodic review ini salah satunya adalah untuk meredam fluktuasi naik turunnya permintaan dan kebutuhan persediaan.

Metode ini juga relatif mudah dilakukan karena tidak membutuhkan proses administrasi yang panjang karena pemesanan persediaan sudah terjadwal secara rutin.

Namun, metode ini juga memiliki sejumlah kelemahan.

Salah satunya adalah setiap kali pemesanan material jumlahnya sangat tergantung pada sisa persediaan yang ada pada saat pemesanan, sehingga ketika pemesanan material dilakukan, jumlah pesanan tidak sama.

Hal ini bisa berpotensi membuat stok persediaan habis terlebih dahulu sebelum waktu pemesanan material berikutnya tiba.

Untuk itu, safety stock atau stok persediaan yang aman untuk berjaga jaga harus besar.

Sehingga terkadang membutuhkan biaya persediaan yang besar pula.

Hubungan Manajemen Persediaan dengan Manajemen Lain

Manajemen persediaan berada diposisi yang penting bagi manajemen manajemen yang lain. Ada beberapa divisi manajemen yang kegiatannya berkaitan dengan persediaan barang seperti:

# Manajemen Pembelian

Manajemen persediaan berhubungan dengan manajer pembelian mengenai prioritas dan orientasi pembelian material dengan kuantitas yang besar supaya bisa mendapatkan potongan harga dari pemasok (supplier).

Semakin banyak yang dibeli, biasanya pemasok akan memberikan potongan harga bahkan menggratiskan ongkos pengiriman ke gudang perusahaan.

# Manajemen Produksi

Hubungan ini sangat jelas, manajemen produksi tentu saja membutuhkan persediaan bahan baku untuk memulai aktivitas produksinya.

Manajemen produksi tentu ingin memastikan bahwa kebutuhan bahan bakunya terpenuhi sesuai dengan standar kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan.

Komunikasi diantara dua divisi ini sangat penting agar kelancaran produksi barang tidak mengalami hambatan dan bisa menghasilkan produk dengan kualitas terbaik.

# Manajemen Keuangan

Hubungan dengan manajemen keuangan tidak jauh dari masalah pembelian material.

Manajemen selalu menyoroti efisiensi anggaran pengeluaran.

Manajemen keuangan lebih tertarik dengan pembelian material dalam jumlah yang besar karena bisa berpotensi mendapatkan potongan harga dari pemasok barang.

Namun dalam hal tertentu manajemen keuangan bisa menyarankan untuk melakukan pembelian dalam jumlah yang kecil, menyesuaikan dengan kebutuhan agar tidak menyimpan terlalu banyak persediaan.

Peran manajemen persediaan dalam hubungannya dengan manajemen lain adalah menjaga perputaran persediaan dengan rekonsiliasi dengan manajemen yang lain yang berhubungan dengan persediaan.