Ruang Lingkup Sistem Informasi Manajemen

Ruang lingkup sistem informasi manajemen terdiri dari 4 lingkup. Sesuai dengan namanya, ruang lingkup sistem informasi manajemen terdiri dari:

1. Data
2. Sistem 
3. Informasi
4. Manajemen

Ruang Lingkup Sistem Infomrasi Manajemen | source : prestashopmanager.com

1. Data

Salah satu tugas sistem informasi manajemen adalah mengumpulkan data lalu dioleh sehingga data data tersebut menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pihak yang membutuhkan.

Data yang bagaimana yang dikumpulkan dan dioleh oleh sistem informasi manajemen ?

Data adalah fakta mentah yang masih belum memiliki manfaat atau manfaatnya tidak optimal. Belum menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan. Agar data bisa memiliki manfaat yang optimal dan berguna, maka data perlu diolah oleh sistem informasi manajemen.

Data yang dimaksud dalam sistem informasi manajemen terdiri dari fakta dan angka mengenai perusahaan. Baik data yang berasal dari internal ataupun data yang berasal dari eksternal perusahaan.

# Data Internal

Data internal perusahaan menggambarkan kondisi internal perusahaan. Misalnya data pegawai, data keuangan, data biaya produksi, data persediaan dan lain sebagainya.

# Data Eksternal

Data eksternal peursahaan merupakan gambaran mengenai kondisi dan situasi yang ada diluar perusahaan atau yang bisa berpengaruh pada perusahaan. Contohya data pengguna produk, tingkat kepuasan konsumen, persebaran produk dan pangsa pasarnya. dan sebagainya.

Apabila dilihat dari jenisnya, maka data bisa dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu data kuantitatif dan data kualitatif.

# Data Kuantitatif

Data kuantitatif bisa tunjukkan dengan angka angka. Contoh data kuantitatif adalah jumlah biaya promosi, jumlah pegawai, biaya gaji, harga produk, kuantitas persediaan, jumlah bahan baku dan lain sebagainya.

# Data Kualitatif

Data kualitatif adalah data yang tidak bisa ditunjukkan dengan angka angka, tapi disajikan dalam bentuk kata kata yang memiliki arti/makna. Contoh data kualitatif adalah kepuasan konsumen, respon dan persepsi pelanggan terhadap produk yang baru diluncurkan dan lain sebagainya.

2 .Sistem

Sistem adalah gabungan atau kumpulan dari berbagai elemen yang saling terhubung dan bekerja sama dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan.

Ruang lingkup sistem pada perusahaan adalah sistem informasi mengenai hal hal yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Sistem yang didesain untuk mengumpulkan seluruh data yang ada baik internal maupun eksternal perusahaan dan mengolahnya menjadi sebuah informasi yang berguna bagi perusahaan dan stakeholder yang berhubungan dengan perusahaan.

3. Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang memiliki arti dan manfaat yang bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pembuatan keputusan stakeholder perusahaan.

Informasi yang dihasilkan dalam lingkup sistem informasi manajemen adalah informasi yang berkualitas yang memiliki manfaat yang optimal. Informasi harus relevan, akurat dan tepat waktu.

# Relevan

Informasi dalam ruang lingkup sistem informasi manajemen harus relevan. Informasi yang relevan didalamnya berisi informasi informasi yang berguna bagi pemakainya. Informasi yang memiliki keterkaitan dengan kondisi dan situasi yang dialami oleh perusahaan dan yang kemungkinan akan dialami dimasa mendatang.

Misalkan, seorang manajer sumber daya manusia (human resource)ingin mengetahui tentang jumlah pegawai, kinerja bawahan, produktifitas karyawan namun diberikan informasi mengenai laporan arus kas perusahaan. Maka informasi arus kas perusahaan tersebut adalah informasi yang TIDAK RELEVAN. 

Karena manajer SDM tidak mendapatkan manfaat apapun dari informasi arus kas tersebut. Informasi tidak berkaitan dengan sumber daya manusia. Manajer SDM tentu tidak bisa menjadikan informasi laporan arus kas tersebut sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Tentu hal yang berbeda jika informasi laporan arus kas tersebut disajikan kepada manajer keuangan. Maka akan sangat relevan.

# Akurat

Informasi yang akurat menjadi syarat wajib dalam sistem informasi manajemen. Informasi akurat merupakan informasi yang tepat presisi dengan kesalahan yang minimal. Informasi akurat akan diperoleh bila data data yang dioleh sebelumnya adalah data yang benar benar valid tidak dimanipulasi.

Karena informasi akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusuan, ketidak-akuratan informasi bisa menyebabkan keputusan yang diambial akan merugikan. Salah dalam mengambil keputusan karena informasi yang dijadikan pedoman ternyata tidak akurat.

# Tepat Waktu

Informasi tepat waktu maksudnya adalah informasi yang dihasilkan sistem informasi manajemen tidak terlambat disajikan kepada pihak yang membutuhkan. Diterima saat diperlukan. Informasi yang disajikan tidak tepat waktu akan kehilangan sebagian bahkan keseluruhan nilai informasi tersebut.

Kondisi dan keadaan internal dan eksternal perusahaan bisa dengan cepat berubah. Waktu bisa berjalan dengan cepat. Informasi yang tidak tepat waktu akan berkurang manfaatnya bahkan tidak bermanfaat.

Ketika unsur diatas harus dipenuhi dalam sebuah pelaporan informasi. Apabila salah satu tidak dipenuhi, maka informasi yang dihasilkan berkurang manfaatnya bahkan bisa menyesatkan.

4. Manajemen

Ruang lingkup manajemen berada pada proses maupun aktivitas yang dijalankan untuk mengelola perusahaan. Kegiatan yang dilakukan seperti melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengendalikan operasional perusahaan agar tujuan perusahaan tercapai.

Tambahan:

# Sistem Informasi

Lingkup sistem informasi pada perusahaan adalah menyangkut pengumpulan data transaksi harian, pengolahan, membantu operasional perusahaan, merumuskan metode yang akan dipakai, dan menginformasikan temuan hasil olah data yang dilakukan kepada pihak pihak yang membutuhkan.

Ada beberapa contoh sistem informasi, berikut diantaranya :

1. Transaction Processing System (TPS)
2. Knowledge Work System (KWS) and Office Automation System (OAS)
3. Information Management System (IMS)
4. Decision Support System(DSS)
5. Group Decision Support System (GDSS)
6. Computer Support Collaborative Work System (CSCW)
7. Executive Support System (ESS)
8. Expert System (ES) and Artificial Inteligent (AI)

Baca lebih lanjut : Contoh Sistem Informasi Manajemen Dalam Perusahaan

Hal yang paling mencolok dari sistem informasi manajemen (SIM) adalah penggunaan teknologi informasi. Khususnya komputer sebagai alat bantunya. 

Ruang lingkup sistem informasi manajemen bisa dikatakan sebagai kombinasi antara sumber daya manusia dan kemampuan komputer yang bisa mengumpulkan data, memilih data, mengolah data, menyimpan data dan penggunaan data hingga menjadi sebuah informasi yang diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.